이상하게 들릴 수 있겠지만, 들어오는 일들은 그 즉시 처리하면 안 됩니다. 그 이유는 첫째, 우선순위를 정하지 않고 들어오는 순서대로 하면 언제나 중요한 일들이 밀릴 수 밖에 없고, 시간도 턱없이 모자라게 됩니다. 둘째, 업무를 묶어서 한꺼번에 처리해야 빠르고 효과적으로 해결할 수 있는데, 하나씩 해야 하니까 생산성이 망가집니다. 셋째, 전체를 볼 수 있는 안목을 잃어버리게 됩니다. 내가 지금, 또는 오늘 해야 할 일, 맏겨야 할 일, 차 후에 해야 할 일등을 전체로 보면서 결정 또는 조정해야 할 기회를 닫아버리면 안 되기 때문입니다.
그러므로 끊임없이 들어오는 일들은 바로 처리하는 것이 아니라, 즉시 시스템에 넣어두는 것이 필요합니다. 하나라도 머리속에서 기억하려고 애쓰면 안 되는 거에요. 할일 리스트, 노트, 또는 캘린더 등에 입력해 놓으면, 기억하지 않아도 됩니다. 이럴땐, 개인 업무 능률향상의 달인으로 알려진 David Allen 의 업무처리 모델을 사용하면 좋은데, 간단히 요약 한다면
- 수집: 해야할 일이나 정리할 문서등 내가 손을 대야 하는 모든 일들을 우선 모아놓습니다. 적절한 시점에 하기 위해 할일 리스트에 넣어두거나, 이메일 inbox 에 있는 것들은 한꺼번에 처리하도록 그냥 놔 둡니다.
- 파악: 모은 항목들을 각각 살펴보며 어떤 분류에 속하는지 어떻게 처리해야 것인지를 파악합니다.
- 분류: 결정한 것들을 체계적으로 실행하고 관리하기 위해 해당 캐더고리로 분류합니다.이에 관련된 효과적인 툴 사용에 관해서는 지난 5번에 거쳐 설명드렸던 수집방법과 전자노트, 할일 리스트, 단순한 리스트 앱 활용방법을 참고하시면 됩니다.
- 실행: 할일 리스트에 넣어둔 항목, 캘린더 항목등을 우선 순위대로 처리하거나, 결정한 날짜나 시간에 업무를 시작해서 마무리 하는 것입니다.
- 관리: 시스템에 넣어둔 항목들에 대해선 주기적으로 체크하여서 마무리 될때까지 적절하게 관리합니다.
그럼 먼저 하나씩 들어오는 항목을 어떻게 처리할까요? 지금 행동이 필요한 것 인지로 판단합니다.
먼저, 지금 행동이 필요 없는 항목이라면 1) 버리던지, 2) 참고 자료로 보관하던지, 3) ‘언젠가” 폴더에 보관하던지,이렇게 셋중 하나만 선택하면 됩니다. 자료 보관은 에버노트 같은 전자노트를 활용하면 좋지만, 종이로 들어오는 것들은 파일 폴더에 넣어서 파일 캐비넷어 넣어두면 됩니다.
여기서 ‘언젠가’ 폴더는 지금 할 의사는 없지만, 언젠가 해보고 싶은 일들을 한 곳에 넣어두는 폴더입니다. 전자 폴더도 괜찮고, 물리적인 폴더에 넣어두어도 되지만, 6개월에 한번정도 열어보고 해보고 싶은 일들은 그때 할일 리스트에 넣어주면 됩니다.
행동이 필요한 경우에는 아래와 같이 세가지 옵션중 하나를 선택하면 됩니다.
1) 지금 하기. 2분이 안 걸리는 항목들은 지금 당장 시작해서 끝을 봅니다. 2분 정도에 끝 낼 수 있는 일들이 생각보다 엄청 많아요. 꼭 2분일 필요는 없지만, 5분 이상 걸리는 것은 할일 리스트에 넣어두고, 나중에 처리 하는 것이 좋습니다.
2) 배정 하기. 담당해야 할 사람이 내가 아니라면, 그 분에게 전달, 또는 지시하거나 부탁하면 됩니다. (이메일 또는 To-do-list 를 통해서 업무를 전달하면 됩니다). 이렇게 맏긴 일은 꼭 tracking 을 해서 누구에게 언제 어떤일을 맏겼고 또 언제까지 완성이 되야 한 다는 것을 쉽게 체크할 수 있어야 합니다. Todoist 나 Asana 등 전자 to-do-list 를 쓰면 이런건 문제가 되지 않습니다만, 책상위의 ‘배정’ 폴더에 넣어두고 주기적으로 점검해도 됩니다.
3) 할일 리스트에 넣기. 내가 꼭 해야 하지만, 2분 이상이 걸리는 일들은 To-Do-List 에 넣어두고, 내가 일을 처리할 시간에 하나씩 해결하면 됩니다. 특정한 날짜와 시간에 해야 할 일들은 캘린더에 넣어둡니다.
지금은 들어온 항목들을 하나씩 훓어보고 어떻게 할 것인지를 결정하는 시간이므로, 할일 리스트나 캘린더에 넣어두는 것 만으로도 충분합니다. 이때에는 리마인더와 마감일을 꼭 넣어두는 것을 습관화 하여 혹시라도 놓치는 일이 없도록 미리 조치를 해 둡니다.
이렇게 들어오는 일들을 먼저 분류한 후에, 한꺼번에 처리하기 시작하면 훨씬 더 효과적입니다. 다음시간에는 프로젝트와 주기적으로 꼭 점검해야 할 리스트들을 다루기로 하겠습니다.
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워싱턴 DC 기쁜소리방송 (AM 1310) 에 방송되는 라디오 칼럼 내용입니다. 매주 월요일 오전 7:50분과 오후 12:25분에 들으실 수 있습니다.
