업무를 위임하는 것은 나의 시간을 복제하여 늘려주는 것 만큼이나 생산성에 직접적인 영향을 줍니다. 하지만 일을 맏기려 해도 복잡한 업무절차를 매번 설명하는 것 자체가 부담인 적은 없었나요? 맏긴 후에 내가 일일히 확인하고 고쳐주어야 하지 않을까, 결과물이 제대로 나올수 있을까 하는 걱정때문에 위임하는 것을 아예 포기한 적은 없었나요?
내가 매일 하는 일들을 모두 리스트 해 보셨나요? 그 중에서 내가 꼭 하지 않아도 되는 몇가지를 똑 소리나게 맏길 수 있는 방법을 알려드릴께요. 업무를 위임할 때 가장 고통스러운 것이 있다면 바로 훈련시키고, 점검하고, 도와야 하는 부분이에요. 시간도 많이 들어가고 초기에 양쪽 모두가 받는 스트레스도 장난이 아닙니다.
이럴때는 훈련의 번거로움, 매번 모든 업무절차를 다시 설명해야 하는 불편함을 몽땅 해결하는 표준 업무 절차 (Standard Operating Procedure) 를 만들어 두면 마술처럼 해결 됩니다.
표준 업무절차란?
표준 업무절차 (SOP, Standard Operating Procedures) 는 회사들이 업무의 일관성과 품질을 유지하기 위해 업무별 처리 방법을 순서대로 상세하게 기록해 둔 문서입니다. 이 것을 내 상황에 맞게끔 업무별로 미리 만들어 두면, 그 다음은 표준 업무절차를 자세하게 한 두번 설명해 주면 끝납니다. 어때요, 이것을 통해서 일을 맏기면 설명도 쉽고 또 정확하게 일 처리가 되지 않겠어요?
표준 업무절차, 15분 안에 만드는 방법
형식적인 포멧이나 불필요한 가이드 라인등은 생략하고, 실제로 바로 만들어서 오늘부터라도 사용할 수 수 있는 번개식 방법을 말씀 드릴께요:
1) 내가 맏겨야 할 업무를 선택해서, 이 일이 왜 필요한지 목적을 분명하게 기록합니다. ‘왜’ 라는 목적 전달을 통해, 업무 수행자에게 동기도 부여하고, 어처구니 없는 실수도 방지할 수 있습니다.
2) 일 처리의 순서에 따라 구체적으로, 하지만 쉽게 따라할 수 있도록 자세하게 기록합니다. 한 스텝이라도 빠지지 않도록 꼼꼼하고 예리하게 생각하고 적어야합니다. 컴퓨터로 일하는 경우라면, 시간이 조금 걸리더라도 각 단계별 스크린 이미지를 넣어주면, 시각적인 효과가 있어서 더 좋습니다.
3) 기대하는 결과물에 대해 구체적으로 알려줍니다. 그 이유는 실제로 일을 하는 사람이 지정한 방식대로만 임무를 완수하는 것 보다는 더 효과적인 방법을 찾아낼 수 있도록 공간을 만들어 주기 위함이에요.
4) 필요한 참고 내용과 함께 문제가 생겼을때 도움을 요청하는 방법을 기록해 둡니다.
5) 이렇게 만들어진 표준 업무절차만 보고, 내가 그대로 따라해 보거나, 일을 모르는 다른이가 할 수 있는지 확인해 봅니다. 이 때 표준 업무절차에 적혀있지 않은 것이 발견되면 포함해 주어서, 한 스텝이라도 빠진게 없는지 재확인합니다.
이렇게 다섯 스텝으로 간단히 마무리 하면 바로 사용할 수 있는 단순한 표준 업무절차는 15분 내에 만들 수 있습니다.
비디오 표준 업무절차, 5분 안에 만들기
직접 눈 앞에서 행동으로 보여 주어야 하는 업무의 경우는 비데오로 만들어 두는 것이 훨씬 빠르고 효과적입니다. 우리가 늘 가지고 다니는 스마트폰 하나면 해결이 됩니다. 예를 들어 특별한 기계 작동방법을 보여 주고 싶다면… 미리 비디오의 흐름을 머릿속에 그려봅니다. 첫째는 기계를 전체로 보여주고, 그 다음은 어떻게 전원을 켜고, 어떤 버튼이나 핸들등을 움직이는지, 실제로 작업과정에서 주의하여야 할 부분들과, 제대로 되고 있는 모양등도 포함해 주면 아주 잘 하는 거에요. 한 비디오 클립에 포함된 스텝을 다 기록해야 하니까, 각 과정을 찍고나서는 ‘stop’ 버튼이 아닌 ‘pause’ 버튼을 사용하면, 나중에 편집할 필요없이 단 몇 분만에 해야 할 전체 과정을 쉽게 비디오에 담을 수 있습니다. 마치 내가 업무 지시와 훈련의 천재 처럼 보이게 해 줄거에요.
업무 인수 및 트레이닝도 단번에 해결
위와 같은 방법으로 내가 위임하려고 하는 업무의 표준 업무 절차를 다 만들어 놓으면, 그 다음은 순풍항해 입니다. 왜냐하면, 간단한 업무라도 훈련 과정에 들어가는 시간과, 점검하고, 질문에 대한 대답등에 들어가는 많은 시간이 대폭 줄어들기 때문입니다. 또한 담당자가 바뀌더라도 제대로 문서화 된 표준 업무절차만 있다면 언제든 쉽게 훈련시키고 인수인계에 소요되는 시간과 스트레스를 현저히 줄일 수 있습니다. 약간의 시간이 들어가더라도 한번 문서화 해 놓으면 “아, 정말 잘 했구나.” 라고 스스로를 칭찬해 줄 거에요.
오늘은 한 가지라도 내가 맏길수 있는 업무를 표준 업무절차로 만들어 보는 거에요. 그리고 비디오를 사용해서도 한 가지만 직접 만들어보세요. 다른 이에게 맏길때 트레이닝이 얼마나 쉬워지는지, 나의 생산이 얼마나 더 향상하는지 체험해 보시고 저에게도 스토리를 꼭 알려주세요.
