나의 시간을 몇 배로 늘리고, 더 가치있는 미래를 만들고 싶은 분 안 계신가요? 개인 비서나 전문인을 사용하고 싶은데, 비용이나 환경때문에 부담이 됬던 분들은 안 계신가요? 왜 가상 비서를 사용하면 이런 장애들을 쉽게 해결할 수 있는지, 그리고 어떤 특별한 혜택을 얻을 수 있는지에 대해 알려드릴께요.
가상 비서 (Virtual Assistant) 란?
VA 또는 Virtual Assistant 라는 가상 비서는 떨어진 장소에서 업무를 도와주는 도우미 또는 전문인력을 말합니다. 행정에서 행사준비까지, 소셜미디어 포스팅에서 웹 관리까지 다양한 영역에서 전문적 또는 비서 역할을 해줍니다. 가끔씩이라도 반복 되는 업무들은 거의 가상 인력으로 해결할 수 있다고 생각하면 됩니다.
물론, 옆에 앉아서 일을 할 수 없다는 제한이 있지만, 요즘은 컴퓨터와 인터넷, 무료 커뮤니케이션 툴의 보급으로 맏길 수 있는 업무의 종류와 범위가 일반 직원이 하는 것과 별 차이를 느끼지 못할 정도로 넓어졌습니다. 요즘은, 한 사람이 가상 인력들만 사용해서 비즈니스를 크게 키워가는 분들도 셀 수 없을 정도에요.
가상 비서가 주는 특별한 혜택
1) 저렴한 시간당 비용
가장 큰 혜택은 비용절감 입니다. 똑같은 전문성이나 경험을 가졌더라도 가상비서는 시간당 비용이 일반 직원 보다 현저하게 쌉니다.
2) 걱정 안해도 되는 고용관련 부수적 비용
인력 채용에 관련된 소셜 시큐리티, 보험, 그 외에 여러가지 비용들이 많이 있는데, 가상비서를 사용하면 이런 것들을 모두 건너 뛸 수 있기에, 시간당 비용 절약 외에도 추가로 10-25% 까지 고용관련 추가 비용을 절약합니다. 또한 내 직원들은 들어와 앉아만 있으면 일을 안해도 비용입니다, 하지만 가상 인력은, 실제로 일 하는 시간만 지불하기에 낭비가 거의 없습니다.
3) 편리한 조건및 시간의 유연성
하루에 2-3시간 정도만 도움이 필요한 분들도 있지요? 내가 필요한 시간 만큼만 인력을 사용할 수 있는 것 또한 전통적인 고용조건 보다 유리합니다. 그 뿐아니라 업무장소, 책상, 컴퓨터 등을 따로 마련해 줄 필요도 없습니다. 이런 비용들을 모두 합해서 비교한다면, 엄청 절약하는 거에요.
4) 다양한 전문 분야
이메일 inbox 관리, 출장 플랜이나 칼렌더/일정 관리, 뉴스레터 셋업과 발송, 웹싸이트 관리, 그래픽 디자인, PPT 슬라이드, 북키핑/회계 업무, 소셜미디어 포스팅, 세일즈, 마케팅, 프로모션 기획이나 실행, 전자 문서와 database 관리, 등 다양한 전문 기술과 경험을 가진 이들을 쉽게 찾을 수 있고, 필요한 만큼만 사용할 수 있습니다. 놀랍지 않으세요?
5) 쉽게 인력을 구하고 교체할 수 있는 유리함
필요한 영역에서 믿을만한 기술과 경험을 가진 인력을 찾는 것이 얼마나 힘든지는 경험해 본 분들만 압니다. 저의 경우는, 찾는 것도 만만치 않지만, 그 분의 업무 스타일을 내 팀웍에 맞춰야 하는 것, 트레이닝에 들어가는 시간과 정성, 때론 안 되겠다고 생각될때 결별하는 절차가 얼마나 스트레스를 주는지… 생각만 해도 장난이 아닙니다. 가상 비서를 쓰면 이런 문제들을 고민할 필요가 거의 없어집니다.
6) 시차로 얻어지는 업무의 스피드
같은 시간대에 가상비서를 둔 사람들은 나름대로 실시간 소통이 쉬운 이점이 있지만, 해외 인력을 쓰는 분들도 시차를 나에게 유리하도록 활용할 수 있습니다. 예를 들어, 내가 맏겨야 할 일들을 집에 가기 전에 이메일로 보내놓고 퇴근하면, 내가 쉬고 잠자는 동안에 가상비서가 맏은 일을 마무리 하기 때문에 다음날 아침에 컴퓨터를 열어보면, “짜잔~” 마루리 된 작업이 날 기다리고 있는거에요.
예를들어, 뉴스레터 발송을 특정한 시간에 스케쥴을 해 놓도록 알려만 주면, 가상 비서가 필요한 그래픽 작업이나 컨텐츠를 만들어서, 블로그에 포스팅 해놓고, 이메일 뉴스레터에 넣어서, 해당되는 수신가입자 그룹에게, 내가 원하는 날짜에 자동 발송이 되도록 셋업까지 마무리 해 줍니다. 한달에 한번이건 일주일에 몇 차례 해야하는 업무이건, 내가 해야 할 반복적인 업무는 완전히 넘겨주는 것이 편하거든요.
이처럼, 가상비서는 다양하고 전문적인 영역에서 훨씬 적은 비용으로 생산성을 늘리고, 골치아픈 이슈들도 대폭 줄일 수 있습니다. 효과적으로 가상 도우미를 활용하는 것은 누구나 배울수 있는 기술인데, 꼭 알아야 하는 핵심 부분과 어떻게 찾고, 비교 평가하고, 계약 해야 하는지를 다음 시간부터 알아보기로 해요.
