Newsweek 지는 평균 미국인이 자신의 것을 찾다가 결국 찾지 못하는 데에 낭비하는 시간이 하루에 55분이라고 발표했습니다. OrganizedWorld.com 또한 사무직원이 찾는 것에 낭비하는 시간이 하루에 1.5 시간이라고 했습니다. Forbes ASAP도 고위관리가 잃어버린 정보를 찾는 데 소비하는 시간이 일 년에 150시간이라고 보도했습니다. 이렇게 말도 안되는 시간을 무엇을 찾는 데 낭비하는 것이 믿기 어렵게 들릴 수 있겠지만, 그만큼 대부분 사람들이 제대로 해결하지 못하는 영역인 것은 분명합니다. 오래 뒤지다가 결국 못 찾는다면 에너지도 쑥 빠지지 않겠어요?
나의 시야가 닫는 곳을 깔끔하게 정돈하면 집중력이 놀라울 만큼 솟아납니다. 에너지 관리에서 빼 놀을 수 없는 핵심 중 하나가 내 마인드와 시야의 정돈인데, 지난 시간에 다루었던 책상 위와 책장 정돈에 이어서 오늘은 흩어져 있는 서류들을 말끔하게 정돈할 것입니다.
있어야 할 자리에 파일 되지 않은 서류들은 갈 곳이 없기 때문에 장소만 옮겨 다니거나, 쌓이게 되어 찾는데 엄청난 시간과 에너지를 소비하게 합니다. 더욱이, 흐트러진 서류를 볼 때마다, 나도 모르게 주의와 에너지는 계속 새 나간다는 것도 심각한 문제입니다.
오늘은, 이런 스트레스 원인과 에너지의 도둑을 실전적 서류정돈 기술로 말끔히 해결할 것입니다. 다음 시간부터 배울 에너지를 몸에 넣는 다양한 방법의 효과를 극대화하기 위해서입니다.
그럼, 바로 시작할까요?
분류와 폴더 결정이 핵심
나의 공간을 정리할 때, 가장 힘들고 또 계속 미루려고 하는 것 중 하나가 서류정돈입니다. 분류와 폴더만 정해놓았다면 가져다 넣기만 하면 되는 건데도, 무엇이 어디에 속하는지 결정을 안 해놓았기 때문이에요.
정말 나중에 필요한가?
이때 먼저 결정해야 할 것이 있습니다. “정말 나중에 필요한가?” 입니다. 필요해도 쉽게 인터넷에서 찾거나, 누군가에게 요청해서 받을 수 있는 것은 버려도 됩니다. 모아두는 파일의 부피를 줄여야 필요한 것을 찾는 시간도 줄어듭니다. 웬만한 건 모조리 버리세요. 시야와 공간의 단순함이 나의 경쟁력이 됩니다.
이 기준을 적용하면, 80% 이상의 서류를 없앨 수 있습니다. 편지, 알림 사항, 도움이 될만해서 나에게 전달되는 서류는 읽은 후 달력이나 할 일 리스트, 에버노트나 클라우드에 핵심사항만 옮겨두면 물리적으로는 보관할 필요가 없습니다. 보관하지 않는 것이 나의 소중한 시간과 공간, 그리고 경쟁력을 지켜줍니다.
꼭 필요해서 파일 하는 서류를 제외하고, 내가 버리지 못하는 서류 대부분은 나중에 다시 보지 않는다는 것을 믿어야 합니다. 직접 확인하려면, 이런 서류들을 커다란 통에 모두 넣어두었다가 1년 후에 다시 열어보세요. 답은 이미 알고 있으니, 싹 버리면 됩니다.
전자파일 사용하기
나중에 도움이 될 것 같아 보관하고 싶더라도, 인터넷에서 새롭게 업데이트된 정보를 찾을 수 있기 때문에 버려도 큰 문제는 없습니다. 실제로, 파일 하는 시간과 부피, 다시 찾는 시간 등을 생각해보면 그냥 한번 읽고, 필요한 메모를 에버노트나 구글 드라이브와 같은 전자 파일에 저장한 후 버리는 것이 더 효과적입니다. 전자 파일로 저장된 정보는 키워드나 태깅, 캐더고리 별로 아주 쉽게 찾을 수 있기 때문에 종이로 보관하고 찾는데 엄청난 시간을 들이는 것보다 훨씬 낫습니다. 아무리 많이 저장해 두어도, 차지하는 물리적 공간이 제로인 클라우드 스토리지를 어떻게 능가할 수 있겠어요? 핸드폰 하나로도 몇 초 만에 정보를 꺼낼 수 있는 시간 절약에서도 비교가 안 됩니다.
3가지로 나누어 보관하기
여기저기 쌓아둔 서류라도, 결국은 심리적 이슈입니다. 서랍에 김밥 터지듯 쑤셔놓고 버리지 못했던 것들도 맘만 바꿔먹으면 해결이 쉽습니다. 세 가지로 나누고 나머지는 모조리 버립니다.
1: 지금 필요한 서류
지금 필요한 서류는 책상 앞이나 옆 파일 캐비닛 위의 장소 등 쉽게 손에 닿는 곳에 폴더별로 세로로 세워서 보관하세요. 간단하죠? 그리고, 과제나 프로젝트를 마무리한 후에는, 버리던지 큰 상자에 넣어서 보관하다가 1년이 지난 후에 처분하면 됩니다.
2: 나중에 필요한 서류
필요한 서류를 모두 한곳으로 정리했으니, 이제 남은 것은 나중에 필요한 서류와 아주 오래 보관할 서류, 둘 중 하나로 나누면 됩니다. 쉽지요? 이 두 종류는 눈에 안 보이는 서랍장 내에 캐더고리로 분류해서 세로로 파일 하면 되는데, 나중에 필요한 서류와 오래 보관할 서류를 별도의 파일 서랍에 보관하면 편리합니다.
3: 오래 보관할 서류
세금보고 서류라든지, 아니면 신분 관련, 출생증명서, 결혼 허가증, 수료증, 그 외에도 오랫동안 보관해야 할 서류는 한곳에 안전하게 보관합니다. 평소에 열어볼 필요는 없기 때문에 업무공간 옆에 둘 필요도 없습니다. 참, 이렇게 중요한 서류는 스캔 또는 핸드폰으로 찰칵 찍어서 무료로 사용하는 구글이나 원 드라이브 등에 백업을 보관해 두면 마음이 편합니다.
나머지는 그냥 다 버리던지, 아니면 한곳에 넣어두었다가, 1년 후에 처분하는 거예요. 어차피 다를 건 거의 없지만, 보관했다가 버리는 게 조금 덜 불안하게 느껴지는 분들이 있기 때문이에요. 용감한 사람은 그냥 버립니다.
디지털 컬렉션으로 전환하기
꼭 필요한 내용, 노트, 서류의 스캔본은 에버노트나 무료 클라우드 장소에 넣어두면 언제든지 편하게 볼 수 있습니다. 물론 찾을 때도 키워드 또는 태그를 사용하면 즉시 찾아줍니다. 친구나 동료에게 쉽게 공유할 수 있고, 또 수정이나 업데이트도 언제든 쉽게 할 수 있는 것은 디지털 컬렉션 만의 자랑입니다. 가능한 대부분 정보는 디지털로 전환하고 종이 서류는 버리는 것을 원칙으로 합니다.
디지털 파일은 찾는 편리함은 물론 물리적 공간 제로라는 큰 혜택이 있습니다. 종이로만 들어온 엽서나 사진, 초청장, 멋진 카드… 등은 핸드폰으로 사진을 찰칵 찍으면 구글 포토에 무료로 자동 업로드되도록 세팅해 놓으세요. 가족 여행, 아이들 베스트, 멋진 장소, 음식, 이벤트, 친구들 등 사진 컬렉션도 캐더고리나 태그를 달아놓으면 시간 절약과 편리함 모두 내 것이 됩니다.
디지털 파일인 경우 폴더 구조는 그리 중요하지 않습니다. 지금 작업 중인 것과 자주 보는 폴더 정도, 나머지는 하나의 레퍼런스 폴더에 몽땅 넣어도 키워드로 찾을 수 있습니다. 복잡하게 폴더를 많이 만들면 시간만 더 들어갑니다.
개인 상황에 따라 하위 폴더를 더 만들어도 되지만, 처음 하는 분은 위의 세 가지로 만들어서 그냥 저장만 해두어도 나중에 바꿀 수 있습니다. 찾는 것은 문제가 아니니까 디지털로 전환하세요.
정리 후 들어오는 서류처리
이렇게 시야가 깔끔해진 후에 매 순간 들어오는 서류는 어떻게 할까요? 간단히 세가지로 분류해서 트레이에 넣고 순서대로 처리하면 쉽습니다.
- 인박스: 여기는 검토할 자료를 넣어두는 곳이에요. 규칙은 딱 하나, 하루를 마치고 집에 갈 때는 반드시 비어있어야 합니다. 검토해서 아웃박스 또는 해당 폴더나 장소로 옮겨 놓아야 합니다.
- 아웃박스: 다음 행동이 정해진 것들을 넣습니다. 서류 여백에 다음 행동을 적던지, 스티커 노트에 적어 붙인 후에 아웃박스에 넣으면 됩니다. 예를 들면, ‘김 과장에게 줄 것’ 이 라고 적어 아웃박스에 두고 그를 만날 때 전해주면 됩니다.
- 파일 할 항목 박스: 여기엔 위에 말한 대로 지금 필요한 프로젝트 서류, 한동안 필요한 서류, 계속 보관할 서류에 넣기 위해 해당 폴더를 3개 만들어서 거기에 넣어둡니다. 그리고 기다리지 말고, 분류가 끝났을 때, 바로, 한꺼번에 옮깁니다.
이렇게 내 시야를 깔끔하게 정돈하면, 아이 때 처럼 에너지의 솟아남을 다시 느끼게 될 거에요. 이제 에너지가 빠져나가는 뒷문을 모두 닫았으니, 다음 시간 부터는 내 몸에 직접 에너지를 늘려주는 구체적인 방법에 들어갑니다. 그때 뵐게요~
