일 하다보면, 시간이 늘 모자란다고 느끼지 않으세요? 할일은 언제나 몰려들고 쌓여만 가는데, 이것 저것 눈 코 뜰새없이 분주하게 일을 했다고 생각했는데도, 일과를 마칠쯤이면 끝내고 싶었던 업무의 반도 하지 못했다는 느낌을 받은 적은 없었나요?
간단하지만 매우 효과적인 일처리 방법을 하나 소개할께요. Pomodoro 라고 하는 테크닉인데, 1980년대 말에Francesco Cirillo 라는 이태리 대학생이 사용하기 시작해서 그 효과와 명성이 세계적으로 널리 알려진 방법입니다.
가장 생산성 높은 업무 시간관리 방법 중 하나로 인정받고 있는 Pomodoro 방법은 또한 놀랄만큼 단순하고 쉬워서 누구든지 활용할 수 있습니다. 한번 배워 볼까요?
- 내가 해야 할 일을 정해 놓습니다. 이미 할일 리스트에 다 넣어두시는 것은 이제 습관화 되었지요? 그냥 오늘 할 일들을 우선순위대로 전자리스트나 종이 한장에 적어놓으면 됩니다. 가장 중요하고 힘든 일을 맨 위에 첫번째 항목으로 표시해 두어야 한다는 것도 기억 하시지요?
- 부억의 타이머를 가져다가 25분으로 맞춰놓습니다. 사실 Pomodoro 라는 이름이 이태리어로 ‘토마토’ 인데, 부억에서 사용하는 토마토 모양의 타이머를 사용한다고 해서 이렇게 불려지기 시작했다고 합니다. 타이머가 없다면 www.tomato-timer.com 에 가시면 무료로 Pomodoro 타이머를 사용할 수 있어요. 시간도 이미 25분으로 맞춰져 있기 때문에 ‘시작’ 버튼만 누르면 됩니다.
- ‘시작’ 버튼을 누루고, 벨이 울릴때까지 오로지 한가지 업무에만 철저하게 몰두합니다. 이때는 문도 닫아놓고, 가능하면 “방해하지 마세요” 라고 적어서 붙여놓으면 좋습니다. 전화기도 꺼 놓던지, 안 보이는데 놔둬야 합니다. 일 하던 중간에 1초라도 방해를 받으면, 잃어버린 모멘텀을 회복하는데 15분 이상 걸린다는 연구결과도 나와 있기 때문입니다. 인터넷 브라우저도 타이머 페이지만 빼고는 다 닫습니다. 이메일 창도 당연히 닫아야 합니다. 지금 하는 업무 외에는 아무것도 내 시야에 보이면 안 되는 거에요, 아시겠지요?
- 몰두해서 일을 하다가, 시간이 되어 벨이 울리면 중단합니다. 몇 분정도 더 필요하다면, 그 단계까지 마무리 해 줍니다. 한참 더 걸려야 한다면 과감하게 중단하고 자리에서 일어나세요. 5분 휴식시간입니다. 이때 핸드폰이나 이메일을 빨리 체크 할 수 도 있는데, 그 것보다는 간단히 체조나 스트레칭, 또는 몇분동안 밖에서 가벼운 산책을 하면 좋습니다. 이렇게 해서 집중 업무와 휴식까지 한 세트에 30분이면 됩니다.
- 휴식을 마친 후에 타이머를 다시 25분으로 맞춰놓고 한 가지 업무에만 집중하는 Pomodoro 세트를 반복하면 됩니다. 4번 반복 후에는 20분 정도의 휴식을 가지는 것을 추천합니다. 이때를 점심때 쯤으로 맞춰서 스케쥴해 놓으면 좋겠지요.
놀라운 것은, 30분 걸리는 Pomodoro 시간을 하루에 4번이나 6번 정도, 즉 2-3시간만 집중해서 일을 해도 8시간 동안 여러 업무를 두서없이 처리할 때 보다 실제적으로 더 많은 일을 해낸다고 합니다. 방해받지 않는 환경에서 25분 철저하게 우선순위대로 집중하여 일하고 짧은 휴식을 취하는 방법의 반복은 평범한 업무환경에서 이것 저것 손에 잡히는 대로 일 처리하는 것 보다 2-3배 이상의 효과를 낼 수 있다는 것 입니다.
물론, 문을 닫고, 전화기도 꺼놓고, 방해를 허락하지 않는 시간을 내기가 어려운 상황도 있겠지요. 그럴땐 하루 중에 pomodoro 를 2번, 즉 한시간 만이라도 시작해 보면 좋습니다. 가장 중요한 일들을 척척 마무리 한다면, 그 생산성 때문에 Pomodoro 시간을 조금씩 늘려가게 될거에요. 업무 또한 방해없이 고도로 집중하면 더욱 재밌어지고, 에너지도 솟아나고, 시간가는 줄도 모르게 될거에요.
기막히게 단순한 Pomodoro 의 탁월한 생산성의 열쇠는 방해받지 않는 25분간의 몰두와 5분의 휴식입니다. 그런데 많은 분들이 5분 휴식을 가볍게 여기거나 아예 빼 버리는 경우가 있는데, 그건 결코 안 됩니다. 아무리 바빠도 5분 휴식은 절대, 절대 빠뜨리면 안 되는 거에요.
이제 감탄할 만한 pomodoro 의 효과를 내 일과에서 직접 경험해 볼 시간이에요. 그리고 어떻게 하루가 달라졌는지 저에게도 꼭 알려주세요.
