생산성과 업무 프로세스의 세계적인 권위자 David Allen 은 해야 할 과제나 업무, 또는 임무가 들어오면 업무 프로세스 workflow 를 통해서 처리하는 것을 늘 강조합니다. 이 때에 일의 흐름을 미리 머리속에 그려보며, 담당자, 마감일, 프로젝트 타입 또는 파일링 등으로 어떻게 처리하면 되는 것인지에 결정을 내리고 적절하게 우선순위대로 일의 흐름과 순서를 결정하도록 권합니다.
하지만, 2분이 안 걸리는 일은 목록에 넣거나 따로 시간을 할당하지말고 바로 처리하라고 충고합니다. 리스트에 따로 입력하는 것이나 나중에 그것을 다시 읽고 검토하여, 우선 순위를 결정하고 실행하는 것이 오히려 더 큰 시간 낭비이기 때문입니다. 다른 사람에게 전달해야 하는 일인지, 맏길 일인지, 파일만 해 두면 되는 것인지, 아니면 아예 안 하고 무시해도 되는 일인지 빨리 확인한 후에 내가 꼭 해야 하는데 2분이 안 걸리는 과제는 지체하지 않고 바로 처리하라는 것입니다. Workflow 시스템에 넣어서 검토, 확인, 실행하는데 더 많은 에너지와 시간을 낭비하지말고 즉시 해치우는게 빠르기 때문이에요.
2분 안에 해치우기
나의 의견이나 보고를 간단하게 요청하는 이메일을 받았는데, 2분 내로 마무리 할 수 있다면, 이걸 할 일 리스트에 넣지말고 바로2분 안에 끝내는 거에요. 두번, 세번에 할 일을 한 번에 처리하는 거잖아요.
전화해서 물어보거나 정보를 받아야 다음 일을 할 수 있다면, 지금 바로 전화해서 해결하고 다음 과제를 시작하는 것 까지도 가능합니다. 물론, 잡담은 안 되고 용무에 대해서만 대화하고 끊어야 합니다.
와이프가 설거지나 집안 일 부탁했다면, “이따 할께, 그냥 놔 둬” 라고 하지 말고, 그냥 소매 걷어부치고 2분 동안만 해보세요. 2분 안에 어떻게 설거지를 끝내냐구요? 당연히 안 끝나지요. 하지만 2분만 해보면, 끝내는 것은 거의 더 많은 힘이 들어가지 않는 것 같이 느껴집니다. 우리가 고민하지 않고 바로 뛰어들면, 생각보다 빨리 해치웠다는 기쁨과 자신감 마저 듭니다. 이렇게 한 가지를 쓰러뜨리고 나면, 작은 성취감은 물론, 기억했다가 나중에 해야 한다는 정신적 스트레스도 말끔히 사라지지요.
들어오는 일의 대부분은 실제로 5분 안에 마무리 할 수 있는 것들이 참 많아요. 그냥 안 하고 미루니까 오래 걸리는 느낌이 드는 것이고, 한 두번 뒷전으로 미루면, 습관이 되어서 별거 아닌데도 미루는 것이 당연한 듯 마감일까지 까지 밀리게 됩니다. 작은 일에서 시작한 것이, 생활 습관이 되어버리면 거의 모든 일을 다 미루려는 경향까지 생깁니다. 심한 경우에는 중요한 일, 작은 일, 우선순위가 높거나 낮은 일 관계없이 모두 쳐다만 보고 마지막 순간까지 방치해 두기도 합니다. 무모할 만큼 강심장의 소유자가 되는 것이지요. 결국 마지막 순간에 몰아서 하게되니 깔끔하게 일 처리를 할 수가 없는 것입니다.
생각해보면 우리가 해야 할 대부분의 일들은 어려운 일들은 아닙니다. 우리가 할 수 없는 일들은 내가 할 일도 아니고 한다고 해서 되는 것도 아니니까요. 어떤 이유에서건 (피곤하던지, 재미가 없다고 생각하던지, 아니면 그냥 지금 안 했으면 하는 핑계때문에) 계속 미루는 것이 많아지는 것이죠.
타이머 사용하기
이 때에는 타이머를 사용하시면 편해요. 무조건 타이머를 2분으로 셋업하고 시작 버튼을 누르는 거에요. 시간이 일초, 또 일초 줄어드는 것을 보면 더 꾸물대지 않고 바로 뛰어들게 되거든요. 일단 시작을 하면 2분 후 알람이 울려도 계속 하고 싶은 마음이 들게되요. 그땐 마무리 할 때까지 계속해도 되는 거에요.
신기하게도, 2분이란 시간을 활용하면, 훨씬 더 적극적이고 진취적으로 바뀌는 자신을 발견할 거에요. 어떤 일이나 과제를 시작하는 것에 대한 주저함이나 우물대는 것도 현저하게 줄어들어요. 2분 동안만 집중해서 시작해봐도 어느정도의 분량은 마무리 해 놓을 수 있잖아요. 얼마나 많이 해 놓는 것이 중요한 것이 아니라, 가벼운 마음으로 빨리 시작해서 스트레스도 줄이고, 일이 움직이도록 바퀴를 돌려주는 거에요.
2분 활용이 잘 되는 이유
2분 활용이 신기하리만큼 잘 되는 이유는 processing time (업무절차에 들어가는 시간) 을 아예 사용할 필요가 없다는 거에요. 할일 리스트에 넣을 필요없이 바로 소매 걷어부치고 시작만 하면 되거니까요. 내 머리속에 있는 것은 모두 꺼내서 할 일 리스트나 달력에 넣어두는 것이 원칙인데, 해야 할 일을 여기에 하나씩 집어넣고, 나중에 다시 보면서 언제 할지 결정하고 To Do List 나 달력에 넣어두는 것 자체가 2분이상 들기 때문에 아예 금방 끝낼 수 있는 일들은 나타날때 바로 처리하는 것이 좋습니다.
2분 활용시 주의할 점
주의해야 할 점은, 내가 2분 안에 마치겠다고 시작한 일 중간에, 또 금방 마칠 수 있는 할 일이 떠오르면 이건 간단히 옆에 노트에 적어놓고, 지금 하던 일을 반드시 마무리 한 후에 다음 일을 시작해야 합니다. 안그러면, 계속 일만 열어놓고 모두 마무리 못하게 되는 불상사가 생기는거니까요. 상식이지만 그냥 노파심에… 무슨 뜻인지 아시겠지요?
지금 시작하기
이제부터는 들어오는 일 중에서 내가 빨리 처리할 수 있는 일들은 미루지 않겠다고 다짐해 보세요. 매일 또는 매주 반복되는 업무 중에 금방 끝낼 수 있는데에도 계속 미루고 싶었던 일들은 어떤 것들이 있었나요? 생각해보며 종이에 한번 적어보세요. 이메일 회신, 세일즈 컬, 고객 서비스 요청 등 생각 나는대로 다 적어보고, 나는 이런 일들을 바로 처리하는 편인지 아니면 일단 놔 두었다가 다시 돌아와서 해결하는지 정직하게 질문해 보세요. 정말 시간이 많이 들지 않은 일들을 바로 처리하는 습관을 기르면, 훨씬 더 많은 일을 해낼 수 있어요. 그리고 나의 하루가 더 에너지와 활력으로 가득차게 됩니다.
