짧은 2분을 어떻게 사용하는지가 나의 삶을 바꿀 수 있습니다. 지난 두번의 칼럼을 통해서 2분으로 할 수 있는 다양한 일들과 어떻게 이것이 새로운 움직임을 만들어서 삶을 훨씬 더 활력있고 생산성있게 해주는지, 그리고 내가 가진 꿈과 목표를 리스트로 만들어서 2분씩 시작하는 것의 매직과 실행방법에 대해서 나누었습니다.
2분으로 업무 처리하기
오늘은 2분 활용법을 업무에 적용하는 연습을 할 건데요, 업무 시작 전에 구체적인 다음행동 리스트를 먼저 생각해서 적어 놓음으로 내가 해야 하는 일들을 훨씬 빠른 속도로 진행하고 마무리 하는 방법이에요. 들어오는 일 중 금방 처리할 수 있는 일은 기다리지 않고 시작하라는 것과 다음번 행동 리스트를 적어서 실행하는 아이디어는 세계적 베스트 셀러 Getting Things Done 의 저자인 David Allen 식 업무처리 방법으로도 널리 알려져 있습니다.
다음번 행동 리스트가 열쇠
너무나 많은 분들이 구체적 다음행동을 미리 생각해 놓지 않기 때문에, 늘 해야 한다고 생각만 하면서도 미루는 경우가 많습니다. 주간 업무 리포트를 작성해서 제출해야 하는 것은 아는데, 계속 미루다가 마지막 순간에 허둥지둥 해본 적은 없으세요? 한 스텝으로 되는 과제가 아니기 때문에 두뇌에서는 어떻게든 미루려고 합니다. 다시 말해서 하기가 싫은 거지요. 혹시 그런 경험 정말 없으셨어요? 저는 구체적 다음 행동으로 적어 놓지 않은 경우에는 거의 매일 만나는 경험이에요.
그런데, 이 과제를 구체적 다음 행동으로 나누어서 리스트를 만들면 갑자기 쉬워집니다. 주간 업무 리포트를 작성한다고 하면 커 보이잖아요. 그래서 마음에 부담이 되고 지금 당장 하기가 싫어지는 것이 정상입니다. 그럼 이 주간 업무 리포트 작성 과정을 구체적 다음행동으로 나눠볼까요? 1) 내가 이번 주에 했던 업무를 요일별 리스트로 적어본다, 2) 리스트의 각 항목을 보며 리포트에 포함해야 할 추가정보와 그것을 요청할 동료의 이름을 적는다, 3) 그들에게 전화나 이메일로 필요한 정보를 요청한다, 4) 받은 정보를 해당 항목에 포함한다, 5) 리포트 서두를 작성한다, 6) 업무요약과 함께 커멘트를 포함하여 마무리한다. 7) 전체 리포트를 다시 눈으로 확인하여 최종 버전으로 만든다. 8) 상사에게 이메일로 보낸다. 이렇게 나누어서 보면, 어떤 항목들은 2분이면 할 수 있던지, 2분으로 시작해서 몇 분 정도만 더 추가해서 마무리 할 수도 있습니다.
이렇게 내가 해야 할 구체적인 다음 행동으로 나누어 주면 시작하는 것도 쉬워집니다. 구체적인 다음번 행동으로 나뉘지 않으면 이유없이 미루기도 하고, 또 별로 하는 일 없이 이 과제에서 저 과제로, 이 할일에서 다른 할일로 자꾸 왔다 갔다하며 바보같이 많은 시간을 낭비하기도 합니다. 무엇을 해야 하는지 다음 스텝이 구체적으로 보이지 않기때문에 자꾸 생각하다가 나중에 하겠다고 덮어두는 경우가 많은 거에요. 별거 아닌 것 같아도, 다음번 구체적 행동이 업무를 효과적으로 시작해서 쉽게 마무리 하도록 도와줍니다.
물론 다음번 행동 리스트 없이도 2분내에 할 수 있는 것들이 생각 보다 많아요.
일정이나 약속 확인, 컨펌 전화나 메세지 보내기, inbox 에서 junk 메일 지우기, 간단한 이메일 회신, 정보요청 이메일이나 문자 보내기, 전화로 확인해야 할 사항이나 필요한 정보 받기, 책상 위 정돈 하기, 오늘의 일정 확인하기, 요청받은 정보 찾아서 보내주기, 프로젝트 리스트 리뷰하기, 구체적 다음번 행동리스트 중 하나를 선택해서 시작하기등도 좋고, 많은 업무를 마쳤다면 자신에게 상 주기 위해서 가족에게 다정한 문자 보내기도 괜찮겠지요? 짬이 날때마다 이런 것들은 재빨리 짜투리 시간을 이용해서 끝내면 마음이 한결 가벼워지고 에너지가 솟아납니다.
그러니까 해야 할 과제가 생기면, 할 일 리스트에 넣기전에 먼저 자신에게 물어보세요. “이거, 내가 2분 안에 해 치울 수 있는거야?” 그렇다고 생각하면 리스트에 입력하는데 시간 낭비할 필요도 없이 바로 해결하면 다시는 안 봐도 되는거에요. 하지만 일의 범위가 넓거나 한 번에 되지 않는 것은 구체적인 다음번 행동 리스트를 만들어서 그 순서대로 처리하면 훨씬 부담없이, 거의 즉각적으로 시작해서 신속하게 마무리 할 수 있습니다.
한 가지 조심해야 할 것은, 2분 활용은 중요한 일들을 빨리 시작하기 위해서 또는 나눠서 정복하기 위해 사용하는 것은 언제든 괜찮지만, 시간 블록에는 사용하지 않는 것이 좋습니다. 2분에 끝낼 수 있는 일들은 가능하면 그때 들어올때 처리하거나 짜투리 시간을 사용해야 합니다. 20분 시간블록 동안 10개의 작은 일을 모아서 처리하면 중요한 일을 해야 할 시간블록을 엉뚱한데 사용하게 되는 거에요. 그러니까 20분 이상의 시간 블록은 방해 받아서는 안 되는 중요하고 우선순위가 높은 일을 하는데 사용하세요.
Management 전문가인 Peter Drucker 는 방해받지 않은 몇 시간 짜리 블록을 확보하고 우선순위가 높은 프로젝트나 과제에 할당하는 것이 경영진들의 업무와 생산성에 크게 기여한다고 강조합니다. 일단 시작을 하면 마무리를 짓는 것, 최소한 부분적으로라도 완결을 해야 한다는 말이에요. 특히 중역이나 임원들에게는 어떤 프로젝트나 과제에 집중하기위해 더욱 시간이 많이 필요합니다. 그렇기에 시간 블록은 커질수록 가치가 높다는 말입니다. 10분 시간 블록 10개 보다, 100분 블록 하나가 훨씬 더 큰 가치가 있다는 논리입니다. 그러니까 짜투리 시간을 잘 활용해야 더 가치가 높은 큰 시간 블록을 놓치지 않고, 내가 꼭 필요한 우선순위 업무에 사용할 수 있게 되는 거에요.
이제, 오래 걸리지 않는 일들을 들어오는 데로 해치우고, 시간이 걸리는 과제는 구체적 다음번 행동 리스트로 만들어 신속하게 처리하고 동시에 에너지와 활력도 높여보세요.
