1. 반복되는 일에서 자신을 해방시키기
반복 되는 단순한 작업들이 나의 하루중 많은 시간을 차지하지는 않나요? 낮은 순위의 반복적인 업무는 가상비서에게 맏기면 하루에 한 시간 이상도 벌 수 있습니다. 이메일을 많이 받는사람의 경우, 매일inbox 를 체크하는 시간이 적지않게 들어갑니다. 필요없는 junk email 을 걸러내고, 내가 검토해야할 것만 Review 라는 폴더에 넣어두도록 하면, 중요한 이메일만 한 곳에서 볼 수 있어서 편리합니다. 물론 가상비서가 잘못 판단하는 경우도 있으니, 직접 지우게 하지말고 To Delete 라는 폴더를 만들어 넣어두게 합니다. 그러면 시간될때 이 폴더에 들어가 신속하게 확인하고, 전체선택을 한 후에 내가 지우면 됩니다. 이때 junk 가 아닌 것들은 sender 정보를 알려주어서, Email processing rule에 넣어두게 합니다. 일반 이메일 문의에 대한 일차적 회신 또한 적절한 템플렛을 만들어서 가상비서가 내 대신 회신하도록 합니다.
이메일 processing rule 은 이메일을 처리하는 방법들인데, 처음에는 sender 만으로 결정을 해서 To Delete 또는 To Review 폴더에 넣어주는 것으로 시작해도 좋습니다. 이 rule 은 시간이 가면서 조금씩 업데이트 해주면 되는데, 더 자세한 정보는 Tim Ferriss 의 4-Hour Work Week 또는 Chris Ducker 의 Virtual Freedom 이라는 서적을 참고하시면 됩니다. 일반 비서보다 훨씬 비용이 적게드는 가상비서를 통해 반복되는 업무에서 자신을 해방시켜 보세요.
2. 하기 싫거나 능률이 떨어지는 업무도 가상비서에게
하기 싫거나 잘 못하는 일인데도 늘 내손으로 처리 해왔던 업무들은 무엇인가요? 데이터 베이스 관리나 북키핑, 뉴스레터 발송, 온라인 리써치 등 내가 했을때 능률이 적거나 금방 지치도록 만드는 일들은 없나요? 이런 업무들도 가상비서에게 넘기는 것이 좋습니다. 몇 주전에 라이프 시스템 #25 에서 설명드렸던 표준업무절차 만들기를 참고하면, 업무 트레이닝에 들어가는 시간이나 비용도 현저하게 줄일 수 있습니다. 더우기, 담당이 바뀔때에도 표준업무절차만 있으면 트레이닝은 훨씬 간편하고 쉬워집니다. 업무를 배우는 동안 추가 질문이나 도움요청이 생길 수 있지만, 그 내용도 표준업무절차에 업데이트 해주면 점점 더 완성되는 트레이닝 매뉴얼이 되는 거에요.
3. 내가 할 일은 반드시 내손으로
가상비서가 이것 저것 해주다보면 실제로 내가 꼭 해야하는 일들도 맏기려는 유혹이 생길 수 있습니다. 내가 가장 잘하는 일에 몰두하는 시간을 벌기위해 가상비서를 사용하는 것인데, 이것까지 맏기면 문제가 생기겠지요? 내가 할 대부분의 일들을 가상비서에게 맏기고 일 주일에 하루나 이틀만 일하는 분들의 꿈같은 스토리를 가끔씩 접하게 되는데, 이거 잘못 따라하면 큰일납니다. Tim Ferris 의 4 Hour Work Week 라는 책을 보면 보통사람도 쉽게 따라할 수 있을 것 같은 생각이 드는데, 함부로 뛰어들면 위험합니다. 저도 작은 스케일로 시도해 봤다가 실패했던 아픔이 있습니다. 매우 논리적으로 잘 쓰여진 베스트셀러 이지만, 내 자신이 내공을 엄청 길러놓지 않고 가상비서만 의존한다면 오히려 사업을 망칠 수 있다는 것을 기억하세요.
4. 가상비서 (VA) 를 쉽게 찾는 방법
Freelancer 연결 싸이트:
upwork.com 이나 guru.com 등 온라인에서 가상비서나 프리랜서들을 고용주와 연결해주는 싸이트를 통하면, 비교적 안전하게 해외 또는 매국내 버츄얼 인력을 찾을 수 있습니다. 싸이트에 가서 등록을 한 후에, Job Posting 을 통해서 내가 원하는 기술이나 경력을 가진 인력을 구하는 방법인데요. 한번도 안 해봤거나 영어가 불편한 한인 사업자에겐 다소 생소하거나 절차가 까다롭게 느껴질 수도 있을거에요. 당연한 고용절차를 온라인에서 편리하게 사용할 수 있도록 변환해 놓은 것 뿐인데도, 뭐든지 처음할땐 어렵게 보이잖아요. 구인 광고의 역할을 하는 Job Posting, 지원자들의 이력과 제안을 받는 프로포절 단계, 일차 선택한 사람들과 대화할 수 있는 메세지 보드와 실시간 소통 도구, 업무를 주고, 마일스톤을 정하고, 비용을 지불하는 절차가 모두 온라인에서 되는 것 뿐이니까 사실 크게 겁 먹을 필요는 없습니다.
VA (가상비서) Staffing 회사:
혹시라도 매칭 싸이트를 통해 직접 찾아보고 선택하는 것이 불편하게 느껴지거나, 적임자를 잘 못 선택할 가능성을 최소화 하려면 VA Staffing 회사의 도움을 받으면 됩니다. 버추얼 인력은 직접 만나볼 수 있는 것이 아니라서, 경험이나 자신이 없는 분들은 VA Staffing 회사를 사용하는 것이 현명합니다. EAHelp.com 이나 VirtualEmployee.com 등 많은 전문회사들이 있는데 구글 검색만 해봐도 줄줄이 나옵니다. 연락해서 나의 상황이나 필요를 알려주면, 경험과 기술등을 매치해서 잘 맞는 지원자들을 추려서 보내줍니다. 물론 비용은 조금 더 들지만, 일차적으로 선별한 인력중에서 고르기 때문에 시행착오를 현저히 줄일 수 있어서 처음 시작해 보는 분들에게는 더 안전하고 현명한 옵션이 될거에요.
일주일에, 5-10시간 정도 만이라도 가상비서를 활용해 보는 것은 어떻겠어요? 6개월 후에는, 내가 한 일중 가장 현명한 선택 중 하나라고 말씀하실거에요.
